איך לנהל את בנק הזמן המוגבל שלנו?
כבעלות עסק עצמאי, יחד עם כובעים נוספים כמו החזקת משק הבית, חינוך הילדים, אנחנו לעתים מרגישות שהמולת החיים השוטפים משכיחה מאתנו עובדה חשובה – המשאבים היקרים ביותר שעומדים לרשותנו הם הזמן והבריאות שלנו.
ניהול זמן נכון הוא גורם מכריע להשגת יעדים שאנו מציבים לעצמנו בחיים, הן במשור האישי והן במשור העסקי, וכמובן ששני המשורים אלו קשורים ומשפיעים זה על זה.
חשבוננו בבנק הזמן הוא תמיד מוגבל, והסטטוס שלו משתנה בהתאם לריכוז ולבהירותנו בכל רגע, לרמת המוטיבציה, והאנרגטיות הכללית, ולמטלות היומיומיות שעלינו לצלוח, ולכן ניהול זמן הוא אחד מכישורי החיים היותר חשובים להצלחתנו במשימות שאנחנו נוטלות וביכולתנו לתרום לאחרים תרומה אמיתית.
ומה אם אומר לכן שאין דבר כזה "ניהול זמן"?
הרי את הזמן לא ניתן לנהל – הוא תמיד ימשיך, אף פעם לא עוצר ולא ממש מטריד אותו מה קורה איתנו.
הוא לא באמת ניתן לניהול, לא ניתן לשלוט בו או לשנות אותו.
הוא פשוט קיים.
מה ניתן לשנות? במה ניתן לשלוט?
בהתנהגות שלנו, בהתנהלות שלנו ובבחירות שלנו בתוך מסגרת זמן נתונה.
כן, ניתן ומומלץ ללמוד איך לנהל את העסק שלנו ואת עצמינו בצורה מיטבית.
שינוי תפיסה זו משפיע באופן ישיר ומשמעותי על ההתנהלות שלנו והאפקטיביות ביום יום.
התנהלות נכונה במסגרת הזמן שלנו חיונית במיוחד כשאנו פונים אל גיבוש והגשמת פרויקט חדש, ולכן מומלץ לנער את האופן הקבוע בו אנו מתנהלות עם הזמן שלנו ולאמץ כלים שיסייעו לנו בניצול מיטבי ואופטימיזציה של משאב הזמן שברשותנו.
איזה כלים יכולים לעזור לנו?
לוח שנה, יומן, פנקס ניהול משימות, אפליקציות לוחות זמנים – כל זה בכדי להזכיר לנו כל הזמן את רצוננו בניצול זמן אפקטיבי.
אני מחבבת מאוד את הטיימר של הטלפון שלי, ואנחנו חברים טובים.
ברגע שיש משימה שאני יודעת כמה זמן אני מקציבה לה, אני לא מתביישת להפעיל לעצמי "טיימר" כדי לסמן מתי אני זולגת ממה שתוכנן.
אחרי כמה פעמים של שימוש בטיימר תגלו כי למדתן בצורה אינטואיטיבית מה המשמעות של כל פרק זמן שבחרתן, ולאט לאט ייווצר לכן תזמון פנימי.
כלי נוסף שאני ממליצה להשתמש בו הוא אפליקציה של תזכורות / התראות ויש מגוון אפליקציות חינמיות שניתן להוריד לטלפון.
ברגע שצצה משימה, ניתן לרשום אותה מיד באפליקציה יחד עם מועד לביצוע, וכך דברים לא הולכים לאיבוד במרוץ החיים.
אני אגדיל ואומר שאם פתאום עולה לכן רעיון, תובנה או הברקה למשהו שיש לבצע בעסק או בחיים, במקום לשכוח את זה, ניתן להכניס פנימה בקלות לאפליקציה של ההתראות ועם הזמן תיווצר לכן "תיבת האוצרות" עם מחשבות חכמות, משימות מדויקות ולוחות זמנים מסודרים.
5 טיפים חשובים לנטילת השליטה על ניצול הזמן שלנו
- התבוננות במצב הקיים ותיעוד – כדי לנצל את הזמן בלנו נכון אנחנו צריכות להכיר מחדש את האופן שבו אנו צורכות אותו, לכן מטרת השלב הראשון היא לחדד את הבנתנו על השימוש שלנו בזמן. לשם כך יש להתחיל לתעד למשך כשבוע את כל הפעולות שאנו עושות, כל פעול פרודוקטיבית או שגרתית כמו בדיקת אימיילים, וגם פעולות ש"מבזבזות" את זמננו כמו שיחות טלפון ארוכות.
כך נקבל תמונה אמינה של שימושנו בזמן, הרגלנו, והצרכים שלנו.
לאחר התיעוד כדאי למיין ולסמן בו את התבניות הנשנות תחת קטגוריות של: פרודוקטיביות, מטלות עסק שוטפות, זמן הרפיה רגוע ומטלות לא חיוניות. - ניתוח תיעוד הזמן שלנו – תיעוד טוב יגלה לנו 'כיסי זמן' בהם אנו מאבדים זמן יקר, ודפוסי ערנות בהם אנו נכונים יותר במשך היום לפרצי עבודה אינטנסיבית או חיוניות פחות. חשוב מאוד להתאים את התוכנית לדפוסים הללו, להקדיש בתוכנית מקום למנוחה טובה, ולתחזק מערכות היחסים הקיימות עם העולם סביבנו. מטרת התוכנית היא לנסח לנו את סדרי העדיפויות בניצול הזמן שלנו, הגדרת החיוני ומה שניתן לוותר או לצמצמו ויצירת אפיק יצרני למימוש היעדים.
- הגדרת המטרות שלנו – במסגרת שלב זה אנו נגדיר לעצמנו לאן אנו שואפות להגיע עם הפרויקט החדש או המשימה בעסק, מהו קו הסיום למימוש הפרויקט, מהם שלביו ומה דורש כל שלב.
חשוב לבחור יעדים הגיוניים ולהצמיד להם תאריכי סיום ריאליים, אחרת נלחם לשווא נגד השעון וזה סתם יגרום תסכול, ייאוש ואכזבה. התכנית צריכה להיכתב על כל שלביה לפי תאריכים בלוח השנה והיומן, אל תהססו לציין בכל יום עד כמה קרובים אתם להגשמת היעד.
ככל שתפרטו כך עדיף וזה יעזור לכם להתמודד עם האתגר ולקבל את התמונה המלאה ביותר. - הערכה חוזרת – החיים דינמיים ומלאי הפתעות, לכן זה בלתי אפשרי לסגור אותם בתוכנית מראש. למרות זאת יש להשתדל לדבוק בתוכנית שיצרתן על מנת להגשימה.
הפתרון נעוץ בביצוע הערכות חוזרות אחת לפרק זמן קבוע. אל תחששו משינוי או דיוק ההערכות שלכן, זאת גדולה להשתנות ולהסתגל בהתאם למה שקורה בפועל. מתוך הדיוק הזה תוכלו לייצר את התוכנית בשנית ולהתאימה לנסיבות המשתנות. תוך כדי גם תוכלו להוסיף דגשים שהמודעות המתפתחת שלכן העירה על איך לנצל את הזמן בצורה המיטבית. - מה לא לעשות – לעיתים אנו חושבות להשתמש בחוזקות כמו "מולטי טסקינג" על מנת להצליח בכמה שיותר משימות בו זמנית. מומלץ לא לפעול כך ולייחד לכל פעולה בתוכנית את חלון הזמן שלה. ריכוז הוא דבר חיוני ביותר לצורך הצלחת הפרויקט, וכך גם הכוונה המכניסה אותנו לשלבי הביצוע של כל המשימה. לכן נסו להימנע מערבוב בין משימות שונות והקפידו על הפרדה.
אל תוותרו בתוכנית על פעולות מטעינות אנרגיה כמו בילוי ומנוחה, לפעולות אלו יש חשיבות אנרגטית גדולה ביכולת להקדיש עצמכן לשלבים הביצועיים בפרויקט.
מודעות עצמית
הכרה עצמית ויכולת התמדה הן המרכיב העיקרי בהצלחת התוכנית למימוש כל פרויקט או משימה.
מודעות עצמית כנה ואמיתית תסייע בזיהוי והבנת הפעולות המרתיעות אתכן, כאשר הסימן המרכזי שלהן יהיה בנטייה הטבעית לדחותן למועד מאוחר יותר.
חשוב שלא להסכים להרגלים הללו ולבצע דווקא פעולות אלו בהתמדה במועדן ולא לדחות אותן.
אם קשה לעשות משימות ארוכות ומורכבות – תפרקו אותן לפרקים קטנים, למשימות של 10-15 דקות וזה יכול לעזור עם הדחייה החוזרת של המשימה.
זכרו תמיד כי הפשרות של היום, הן הנורמות של מחר.
ניהול זמן הוא ניהול פרויקט וניהול נכון יגלה לכל אחת מאיתנו המון על עצמנו.
הוא יכשיר אותנו לאפקטיביות גדולה יותר בשימוש זמן, ולהרגשת סיפוק שתתבטא בשינוי מציאות חיינו.
ובנימה אישית, אני מבטיחה לכן שברגע שאתן מייעלות את ההתנהלות העצמית בתוך מסגרת הזמן, תחושו קלילות יותר, מדויקות יותר וגם שמחות יותר, בעסק ובכלל בחיים.
מעבר לכך, ברגע שאנחנו מבזבזות "אנרגיה" וזמן יקר על ביקורת עצמית נוקשה, רגשות אם וחרטה, הדבר מסיח את דעתנו מהנושא החשוב באמת – שזה התנהלות תקינה שלנו ועמידה ביעדים.
אל תתפתו למחשבות ורגשות שלא מקדמים, השאירו את עיניכן ממוקדות במשימה האמיתית.
מלווה נשים בתהליכי חיים ופיתוח עסקי,
מנכ"ל ובעלים של תנופה – המרחב לצמיחה עסקית ואישית
מנחה קורס תודעת העל,
מחברת הספר "פוקחת עיניים".
רוצה להכיר את יפעת ברכה קצת יותר? מוזמנת לעמוד ההיכרות שלה